Questions fréquentes sur l'automatisation des emails par IA

Actiris Agency est une agence suisse basée à Martigny, en Valais, spécialisée dans l'automatisation de la gestion des emails par intelligence artificielle. Elle met en place, pour les PME et les entreprises, une plateforme qui trie les emails entrants, prépare les réponses et automatise les traitements répétitifs, avec un contrôle humain sur les cas sensibles.

C'est confier à un système d'intelligence artificielle la lecture, la compréhension, le classement et la préparation des réponses aux emails entrants, puis le déclenchement de certaines actions selon des règles définies avec l'entreprise. Contrairement aux filtres de messagerie, l'IA s'appuie sur le sens du message, pas seulement sur des mots-clés.

Chaque email entrant suit un flux structuré : compréhension du message, détection de l'intention et de la langue, extraction des informations utiles, classification et routage, consultation de votre base de connaissances, préparation d'une réponse, puis validation humaine ou action automatique selon le niveau de confiance et les scénarios autorisés.

Chaque email reçoit une intention (devis, support, réclamation, rendez-vous…), une langue et une priorité, à partir de son contenu. Il est ensuite dirigé vers la bonne équipe ou le bon traitement. Les emails ambigus sont transmis à un collaborateur plutôt que classés au hasard.

Elle prépare des réponses à partir de votre base de connaissances et de vos formulations. Par défaut, un collaborateur les valide ou les modifie avant l'envoi ; l'envoi automatique est réservé aux scénarios que vous avez explicitement autorisés.

Oui, le système peut identifier les différentes demandes présentes dans un même message — par exemple une question sur un délai et une demande de facture — selon la configuration retenue.

Certains documents joints peuvent être pris en compte dans l'analyse, selon les formats compatibles — par exemple pour lire une référence produit dans un bon de commande PDF. Les formats utiles à votre activité sont vérifiés lors de l'analyse de vos besoins.

Non. L'objectif est d'automatiser les tâches répétitives et de préparer le travail à plus forte valeur, tout en gardant un contrôle humain sur les cas complexes ou sensibles.

Oui, c'est le fonctionnement par défaut. Trois niveaux existent : assisté (l'IA propose, un collaborateur décide), supervisé (l'IA prépare, un collaborateur valide avant l'envoi) et automatisé (uniquement pour les scénarios définis comme appropriés avec vous).

Chaque analyse porte un niveau de confiance. Cas simple et fiable : l'IA peut agir. Cas intermédiaire : l'IA prépare, un humain valide. Cas complexe ou sensible : un humain intervient directement. Les corrections humaines peuvent contribuer à affiner progressivement certains scénarios.

En cas de confiance faible ou de cas sensible, le message est transmis à un collaborateur plutôt que traité automatiquement.

Oui. Seuls les scénarios définis avec vous peuvent être traités automatiquement ; tous les autres emails sont préparés pour un collaborateur ou lui sont transmis directement.

Oui. On peut se limiter au tri et au routage, ajouter la préparation des réponses, puis automatiser l'envoi de certaines réponses. La plupart des projets commencent en mode assisté et élargissent l'automatisation à mesure que la confiance s'installe.

Les demandes rares ou toutes différentes, les décisions juridiques, médicales ou financières engageantes, les échanges sensibles avec un client mécontent, les situations où la documentation est absente ou obsolète, et les très faibles volumes d'emails, pour lesquels le coût de mise en place peut ne pas se justifier.

Elle analyse le contenu, le contexte et la demande exprimée pour identifier l'intention, extraire les informations utiles, et s'appuie sur la base de connaissances propre à votre entreprise.

Les décisions humaines peuvent contribuer à améliorer progressivement la qualité des automatisations dans le temps, selon la configuration. Ce n'est pas un apprentissage autonome sans supervision.

Les abonnements vont de 290 à 1'190 par mois selon la formule (en CHF depuis la Suisse, en EUR ailleurs), auxquels s'ajoutent des frais d'implémentation ponctuels. Enterprise est tarifé sur devis. Les montants exacts pour votre zone sont affichés sur la page Abonnements.

Les frais d'implémentation dépendent de la formule et de votre zone. Seul un acompte de 30 % est réglé à la souscription ; le solde est facturé une fois le périmètre validé avec vous. Les trois montants (total, acompte, solde) sont affichés pour chaque formule sur la page Abonnements.

L'abonnement couvre l'utilisation de la plateforme, chaque mois ou chaque année. L'implémentation est une prestation ponctuelle d'Actiris Agency : analyse de vos besoins, configuration, structuration de votre base de connaissances et accompagnement au démarrage.

Chaque formule comprend des frais d'implémentation ponctuels et un abonnement mensuel ou annuel. Le détail est disponible sur la page Abonnements.

Elles se distinguent principalement par le volume de conversations traitées par mois (1'000 pour Starter, 2'000 pour Growth, 5'000 pour Scale) et la profondeur d'automatisation : Starter couvre l'analyse et les suggestions de réponse de base, Growth ajoute 15 automatisations de bout en bout et l'accès API, Scale retire toute limite d'automatisations et de membres d'équipe et ajoute le RPA. Le détail complet est dans le comparateur de la page Abonnements.

Ils couvrent l'analyse de vos besoins, la configuration, la structuration de votre base de connaissances et l'accompagnement au démarrage — un travail nécessaire avant que l'automatisation soit opérationnelle.

Vous payez uniquement l'acompte de 30 % des frais d'implémentation correspondant à l'offre choisie. Ce paiement valide votre souscription et permet de lancer votre implémentation ; le solde est facturé séparément une fois le périmètre du projet validé avec vous.

La durée dépend de la complexité de vos processus et du nombre d'intégrations nécessaires. Elle est précisée lors de l'analyse de vos besoins.

Selon la formule : analyse des besoins, configuration, structuration des connaissances, configuration des scénarios et règles, intégrations, accompagnement et formation.

Oui, contactez-nous pour évaluer la formule la plus adaptée à l'évolution de vos besoins.

Un espace de gestion d'abonnement est prévu pour consulter vos factures et mettre à jour votre moyen de paiement.

Oui, la plateforme s'utilise dans l'environnement Outlook existant, selon la configuration retenue. La compatibilité avec votre installation est confirmée lors de l'analyse de vos besoins.

Oui, la plateforme s'utilise directement dans la boîte de réception Gmail, selon la configuration retenue. Une extension Chrome permet aussi d'accéder à l'IA depuis le navigateur.

Selon la configuration : Gmail, Chrome, Outlook, Zendesk, API et d'autres outils métiers. Le détail est confirmé lors de l'analyse de vos besoins.

Une intégration est possible avec vos outils de gestion existants (CRM, ERP, WMS) selon leur compatibilité et la configuration retenue — à valider ensemble avant la mise en œuvre.

Oui : l'automatisation via API est incluse dans les formules Growth, Scale, Enterprise, pour connecter vos systèmes internes selon vos besoins spécifiques.

Oui. Un workflow suit une logique SI / ET / ALORS : si une intention est détectée et que certaines informations sont présentes, une action se déclenche. Automatisations incluses : 15 avec Growth, illimitées avec Scale, illimitées avec Enterprise.

Oui, dès que l'entreprise reçoit régulièrement des demandes similaires par email. Actiris Agency est basée à Martigny, l'accompagnement se fait en français, les formules couvrent 14 langues (utile pour les emails en allemand, italien ou anglais) et les montants sont affichés en CHF depuis la Suisse. La formule Starter permet de commencer simplement.

Vos emails sont traités via un flux structuré incluant détection d'intention, analyse et routage. Les conditions détaillées de traitement des données sont précisées dans notre politique de confidentialité.

Par email à contact@actiris-agency.com, par téléphone au +41 79 275 73 99, ou via le formulaire de contact du site.

Un accompagnement dédié pour les volumes importants, plusieurs équipes ou langues, des intégrations spécifiques et des exigences de sécurité particulières — configuré et tarifé sur devis.